SAP Business One Finanzwesen: Diese Funktionen erleichtern Ihre Buchhaltung enorm!

Kämpfen Sie mit einer komplexen Finanzbuchhaltung? Mit dem SAP Business One Finanzwesen-Modul automatisieren Sie viele Prozesse und sparen Zeit!

Das Finanzwesen ist ein zentraler Bestandteil im SAP Business One. Selbst wenn man für sein Unternehmen entschieden hat, das Finanzmanagement extern, wie zum Beispiel durch den Steuerberater, machen zu lassen, werden Teile der Buchhaltung wie Ausgangsrechnungen an die Kunden trotzdem automatisch in der SAP Business One Finanzbuchhaltung erscheinen.

Daher lohnt es sich immer, einen Blick auf die Möglichkeiten des Moduls zu werfen, um das SAP B1 Finanzwesen zu optimieren. Durch viele Vorlagen, Assistenten und eine intelligente Sachkontenfindung können auch Unternehmen ohne Buchhaltung einen Großteil der vorbereitenden Buchhaltung im SAP umsetzen und die Daten für den Monats- und Jahresabschluss an den Steuerberater geben.

Im Nachfolgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Kernfunktionen des SAP B1 Finanzwesens Modul – Vorteile & Funktionen – vor.

Kontenplan in SAP Business One effizient verwalten

Pfad: Finanzwesen > Kontenplan
Pfad: Finanzwesen > Kontenplan bearbeiten

Angelehnt an die DATEV Kontenrahmen SKR03 und SKR04 werden die Konten in ihren Kontenklassen übersichtlich und leicht zugänglich dargestellt. So lassen sich bei bestehenden Konten die Kontenbezeichnungen leicht anpassen und neue Konten bequem in der jeweiligen Klasse anlegen.

Jedes Sachkonto beinhaltet diverse Einstellungen und Eigenschaften wie die Kontoart (Aufwände, Erträge) oder auch die Währungsauswahl, mit der ein Konto bebucht werden kann. Zudem kann man über die Auswahl eines Sachkontos über den bekannten “goldenen” Pfeil direkt auf den Saldo und alle auf diesem Konto je getätigten Transaktionen zugreifen.

Ein neues Konto kann zwar direkt über den Kontenplan anlegt werden, jedoch muss es anschließend mit etwas mehr Aufwand in die richtige Klasse und an die gewünschte Stelle verschoben werden. Einfacher geht es über den Menüpunkt Kontenplan bearbeiten. Hier wählt man im ersten Schritt direkt die richtigen Kontenklasse aus, in der man ein weiteres Konto anlegen möchte.

Ein typischer Fall ist die Anlage eines weiteren Sachkontos für die Hausbank. Hier wählt man im ersten Schritt die Kontenklasse Vermögen aus und sucht sich dann ein gewünschtes Referenzkonto an, über oder unter dem man ein neues Sachkonto anlegen möchte.

Kontenfindung Sachkonten

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Dadurch, dass SAP Business One sowohl eine Finanzbuchhaltung als auch eine Warenwirtschaft beinhaltet, ist eine Abstimmung beider Bereiche zueinander unerlässlich. Damit bei der Erstellung einer Ausgangsrechnung auf Artikelbasis die richtigen Konten in den Buchungsprozessen angesprochen werden, legt man im SAP Finanzmodul eine Sachkontenfindung fest.

Hier gibt SAP Business One je nach Auswahl des Kontenrahmens einen Standard vor, den man individuell anpassen kann.

Im Zusammenspiel mit den Stammdaten der Artikel und Geschäftspartnern wird dann je nach Steuerregelung und Zielland der Ware das entsprechende Sachkonto von SAP im Hintergrund bebucht.

Reicht diese Einstellung nicht aus, kann man in den Firmendetails die sogenannte “Erweiterte Sachkontenfindung” aktivieren. In dieser kann man dann in Abhängigkeit von Artikel- oder Kundengruppen abweichende Konten ansprechen, um auf Wunsch noch detaillierter in einer Gewinn- und Verlustrechnung Informationen auswerten zu können.

Journalbuchung in SAP B1: So sparen Sie Zeit!

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Während reine Fibu-Systeme darauf ausgelegt sind, dass alle Buchungen in der Maske der Journale erstellt werden, ist die Maske der Journalbuchung im SAP Business One Buchhaltungssystem oft nur die Sicht der reinen Buchung als Resultat eines Geschäftsvorfalls. So bucht man eine Eingangsrechnung nicht direkt über das Journal, sondern immer über die Belegart Eingangsrechnung im Einkaufsmodul.

Genauso verhält es sich bei einer Ausgangsrechnung. Dadurch, dass SAP Business One eine Warenwirtschaft beinhaltet, kommen die meisten Journale aus Ein- oder Verkaufstransaktionen, Lagerbewegungen oder dem innerbetrieblichen Produktionsprozess.

Woher die Journalbuchung kommt, sieht man in der Maske oben links im Feld “Ursprung”. Auch hier gibt es wieder den typischen goldenen Pfeil, um aus dem Journal direkt in den Herkunftsbeleg zu springen.

Für ausgewählte Fibu-Prozesse wie Umbuchungen oder manuelle Korrekturen empfiehlt es sich, die Maske der Journalbuchung zu verwenden. Auch hier gibt es die typischen Datumsfelder wie Buchungs- Fälligkeits- und Belegdatum. Wichtig ist bei einer manuellen Journalbuchung immer, dass eine möglichst genaue Bemerkung über den Grund der Buchung angegeben wird, da diese in Auswertungen und Übersichten wie dem Saldo angezeigt und ein schnelles Wiederfinden sicherstellen soll.

Vorerfasste Belege

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Eine oft unterschätzte Funktion in SAP Business One Finanzmodul. Hat man im Rahmen des Jahresabschlusses einige Umbuchungen zu tätigen, so kann man diese in einer Mappe als vorerfasste Belege erstellen und zwischenspeichern. In Berichten wie einer Summen- und Saldenliste kann man sich diese vorerfassten Buchungen mit anzeigen lassen, sodass man ohne finale Buchung direkt die Auswirkungen auf die Unternehmenszahlen sehen kann. So kann auch eine unterstützende Person bei den vorbereitenden Aufgaben zum Jahresabschluss diverse Buchungen vorbereiten, während ein Vorgesetzter die Auswirkungen prüft.

 

Ein weiteres Einsatzszenario sind Buchungen wie Lohn und Gehalt, welche man vom Steuerberater meist per Excel-Datei erhält. Diese kann man zum Beispiel über das Standard SAP Szenario für den Lohnimport importieren und als vorerfassten Beleg erstellen lassen.

So kann man vor der Buchung nochmal den Datenimport prüfen und dann final in den jeweiligen Monat buchen.

Kontierungsmuster – Finanzbuchhaltung mit SAP B1 automatisieren

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Auch diese Funktion wird bei Schulungen gern mal schnell genannt und dann nicht im Detail vorgestellt. Dabei hilft sie gerade dann, wenn man gewisse Geschäftsvorfälle nicht täglich, sondern vielleicht nur einmal im Jahr hat. Dann hilft die Erstellung von Vorlagen, die man in einer Journalbuchung bequem auswählen kann.

Man legt sich pro Geschäftsvorfall ein Muster an, welches aus den Sachkonten und ggf. einem Steuerschlüssel besteht. Zusätzlich kann die prozentuale Verteilung für das Muster hinterlegt werden.

Um ein Kontierungsmuster in einer Journalbuchung zu verwenden, muss man im Kopf des Journals den Vorlagentyp “Prozentsatz” und daneben die Vorlage auswählen. Das Muster wird in die Journalbuchung geladen. Nun reicht es aus, einfach den Nettowert in die erste Zeile einzutragen. Der Rest wird anhand der Prozente automatisch berechnet.

Dauerbuchungen

Pfad: Finanzwesen > Dauerbuchungen

Dauerbuchungen sind eine weitere Funktion im SAP Business One, die Ihnen die tägliche Arbeit in der Finanzbuchhaltung erleichtert. So gibt es diverse wiederkehrende monatliche Buchungen wie Mieten, Vorauszahlungen für Nebenkosten oder auch Versicherungsbeiträge. Diese werden in Zyklen vom Kunden abgebucht, man erhält aber nicht jeden Monat eine Eingangsrechnung dafür.

Hier empfiehlt es sich diese Kosten als Dauerbuchungen anzulegen und mit einem Datumsintervall zu versehen. Eine anstehende Dauerbuchung wird Ihnen beim Start von SAP angezeigt und kann auf Knopfdruck gebucht werden. Die Abbuchung erscheint dann nach Import vom Kontoauszug und gleicht den durch die Dauerbuchung gebildeten offenen Posten aus.

Anlagenbuchhaltung

Pfad: Finanzwesen > Anlagenbuchhaltung

Zu jeder Buchhaltung gehört auch Inventar und Geschäftsausstattung. Um dieses sauber in die Finanzbuchhaltung zu integrieren, gibt es die Anlagenbuchhaltung im SAP Business One.

Bevor man eine Eingangsrechnung zu einem Anlagegut bucht, legt man in den Anlagenstammdaten diese an und definiert die Abschreibungsklasse und Dauer der Abschreibungen.

Danach bucht man die Eingangsrechnung unter Verwendung des Anlagenartikels. Die Buchung aktiviert die Anlage.

Durch einen monatlich durchzuführenden Abschreibungslauf werden die Abschreibungen als Kosten auf die entsprechenden Sachkonten vom System gebucht.

Kostenrechnung

Pfad: Finanzwesen > Kostenrechnung

Um die Kosten im Innenverhältnis besser monitoren und bewerten zu können, kann man im SAP Business One die Kostenrechnung aktivieren. Dies macht man in der Systeminitalisierung in den Firmendetails.

Eine wichtige Überlegung und Entscheidung sind, wie viele Ebenen / Dimensionen man für sich verwenden möchte. Hat man den Anspruch, die Kosten nach unterschiedlichen Kriterien wie Kostenstellen und Kostenträgern zu bewerten, aktiviert man je nach Anforderung eine, zwei oder bis zu fünf Dimensionen.

Wichtig: die Aktivierung einer Dimension kann nicht rückgängig gemacht werden.

Je Dimension erscheint danach in den Belegen entweder eine Spalte für die Auswahl aller Dimensionen oder pro Dimension eine Spalte. Diese Einstellung definiert man in den Allgemeinen Einstellungen

Im nächsten Schritt definiert man die Kostenstellen. Das macht man im gleichen Menübaum der Kostenrechnung. Neben den Kostenstellen gibt es noch die Funktion der Aufteilungsregeln. Jede Kostenstelle ist am Ende auch eine Aufteilungsregel, welche 100% der Anteile auf eine Kostenstelle beinhaltet. Man kann aber auch Aufteilungsregeln anlegen, welche zum Beispiel die Kosten zu 50/50 auf zwei Kostenstellen verteilen.

Periodenabschluss / Jahresabschluss

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Wenn man die Finanzbuchhaltung in SAP Business One verwendet, sollte man spätestens zum Jahresabschluss zur Bereinigung der GuV-Konten den Periodenabschluss durchführen und die Tätigkeiten im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten durchführen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Referenz-Beitrag unter: Der nächste Jahresabschluss steht vor der Tür.

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