Mit der was? XRechnung – was soll das denn nun schon wieder sein?
Ja, ob Sie es glauben oder nicht, immer noch begegnen uns Unternehmer und Sachbearbeiter in unserem Arbeitsumfeld, die sich noch nie bewusst mit der Thematik XRechnung auseinandergesetzt haben.
Nun, wenn Sie keine Kunden haben, die mehrheitlich der öffentlichen Hand gehören oder selbst als solche einzustufen sind (wie zum Beispiel die meisten Stadtwerke, Kassenärztliche Vereinigungen, ÖPNV-Betriebe, Bund, Länder, Kommunen), dann können Sie die XRechnung vielleicht vernachlässigen. Falls doch, dann sind auch Sie unmittelbar von dem Rechnungs-Verfahren betroffen.
Was genau sich hinter dem XRechnungs-Verfahren verbirgt und wofür es angewendet wird, hat unser DMS-Experte, Christian Kipp, bereits in diesem Blogbeitrag detailliert aufgeführt: Fast alle betroffen – kaum einer weiß es – Die XRechnung.
Zur Erinnerung sei hier erwähnt, dass sich die EU-Mitgliedsstaaten zur Umsetzung eines elektronischen Rechnungsaustausches im öffentlichen Sektor geeinigt haben. In Deutschland wurde daraus unter dem Begriff XRechnung ein Standard definiert. Demnach dürfen Unternehmen, Rechnungen ab einem bestimmten Zeitpunkt nur noch im XRechnungs-Format an den öffentlichen Sektor stellen.
Zusätzliche Informationen entdecken Sie auf der Seite FAQ zum Thema XRechnung des Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat sowie auf der Seite KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards).
Unabhängig davon, ob in Ihrem Bundesland der XRechnungs-Standard schon greift oder ob Sie noch etwas Zeit haben, mit SAP Business One 10.0 FP2011 sind Sie gut vorbereitet, denn ab dieser Version wird der XRechnungs-Standard erfüllt. Und wie einfach das geht, sehen Sie in der von uns erstellten Benutzeranleitung:
1. Pflege Geschäftspartnerstammdaten
In den Geschäftspartnerstammdaten gibt es einen neuen Reiter „Elektronische Belege“. In diesem müssen verschiedene Einstellungen getroffen werden.
Im Bereich „PEPPOL“ wird zunächst der Standardgenerierungstyp festgelegt. Hier wird zwischen 3 Typen unterschieden:
- Nicht relevant: Standardeinstellung, elektronische Belegerstellung spielt keine Rolle
- Generieren: Beim Hinzufügen einer Ausgangsrechnung wird auch sofort eine entsprechende XML-Datei erzeugt
- Generieren – später: Beim Hinzufügen einer Ausgangsrechnung wird der Beleg in die Warteschlange eingereiht und kann/muss dann im Monitor für elektronische Belege manuell generiert werden.
2. Pflege Artikelstammdaten
Im Reiter „Allgemein“ gibt es in der unteren rechten Ecke einige neue Felder, die mit Informationen gefüllt werden müssen. Hierzu kann aus vorgefertigten Listen, den sogenannten „PEPPOL-BIS-Codelisten“, aus verschiedenen Werten ausgewählt werden. Die Liste kann auch ergänzt werden.
Die auszuwählenden Werte sind mit dem Empfänger der Rechnung abzuklären.
3. Besonderheiten beim Erstellen von Belegen
Zwingend für eine richtige Zuordnung der Belege beim Empfänger ist die Eingabe der sogenannten „Leitweg-ID“ in das Feld „Kundenreferenz Nummer“. Diese muss dort so angegeben werden, wie vom Rechnungsempfänger vorgegeben.
In der Belegerfassungsmaske gibt es einen weiteren Reiter „Elektronische Belege“. Dort sollte bereits alles automatisch ausgefüllt sein, wenn denn die allgemeinen Einstellungen und die Einstellungen in den Geschäftspartnerstammdaten richtig gesetzt wurden. Hier kann aber bei Bedarf z.B. der Generierungstyp geändert werden.
Das Erzeugen der X-Rechnung, bzw. des elektronischen Dokuments, erfolgt automatisch beim Hinzufügen des Belegs. Je nach eingestelltem Generierungstyp wird entweder sofort die Datei im definierten Dateipfad abgelegt oder man generiert die Datei im Monitor, siehe unten. Nach dem Hinzufügen des Belegs sieht man auch schon direkt eine eindeutige elektronische Beleg ID im Reiter „Elektronische Belege“.
4. Fortschrittsüberwachung der Belegverarbeitung
Monitor für elektronische Belege, zu finden unter Berichtsauswahl -> Monitor für elektronische Belege.
Hier kann mit diversen Parametern gefiltert werden:
- Status neu: Beleg ist angelegt, aber noch nicht verarbeitet worden
- Status ok: Beleg ist angelegt und erfolgreich verarbeitet worden
- Status warten: Beleg wurde mit dem Typ „generieren – später“ angelegt und wartet nun auf die weitere Verarbeitung. Diese muss manuell angestoßen werden. Hierzu einen (oder mehrere mit STRG+Linksklick) Beleg auswählen, indem man auf die Zahl in der ersten Spalte klickt, dann unten rechts auf „Sie können auch“ linksklicken und dann „generieren“ auswählen. Nach einer kurzen Wartezeit sollte der Belegstatus dann auf „neu“ und dann „ok“ springen. Nun ist die Datei erzeugt und abgelegt worden.
Sollten Ihrerseits hierzu Fragen auftreten, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Arne Timmerman ist unser Profi rund um die Verarbeitung von XRechnungen im SAP Business One. Sie erreichen Ihn bequem per E-Mail oder telefonisch unter: 040 – 228 170 220.
Ach ja! Falls Sie noch nicht auf SAP Business One 10.0 FP2011 aktualisiert haben, dann ist die XRechnung eine gute Gelegenheit, dies nachzuholen. Dabei ist der XRechnungs-Standard nur ein Grund von vielen, die neuste SAP-Version zu erwerben. Herr Timmermann erläutert Ihnen gerne die weiteren Vorzüge und plant mit Ihnen den Update auf 10.0.