Schon in unserem Februar-Beitrag dieses Jahres hatten wir ausführlich über die anstehende E-Rechnungspflicht informiert.
Damals waren die Eckpunkte des Gesetzesentwurfes bereits bekannt, aber das Gesetz war noch nicht verabschiedet. Außerdem war nicht klar, was die SAP ihren Kunden dazu anbieten wird.
In der zweiten Jahreshälfte angekommen, sind wir nun schlauer bezüglich der gesetzlichen Vorschriften für E-Rechnungen und können die offenen Fragen beantworten.
Das Gesetz
Zunächst nochmals vorab – es ist ab dem 01.01.2025 notwendig, das Unternehmen in der Lage sind, so genannte eRechnungen empfangen zu können. Reine PDF-Rechnungen gelten dann NICHT mehr als eRechnung. Für den Versand kann man sich selbst wahlfrei entscheiden, hier gibt es Übergangsfristen – aber NUR für den Versand (Ausgang)!!!
Die Regelungen zur eRechnung sind Bestandteil des Wachstumschancengesetz, das per 27.03.2024 verabschiedet wurde. Die gesetzlichen Bestimmungen sind, wie in unserem Artikel E-Rechnungs-Pflicht – Da rollt was auf uns alle zu! vom Februar 2024 dargestellt, genauso umgesetzt worden. Daher empfehlen wir, den Beitrag nochmals zu lesen, um die notwendigen Details zu kennen.
An dieser Stelle möchten wir nur noch kurz und knapp die Eckpunkte der Regelungen im Rahmen der E-Rechnungspflicht 2025 zusammenfassen:
- Betrifft Rechnungen über steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen (b2b) über 250 EUR, sofern Leistungsempfänger und /-erbringer im Inland sind.
- Eine eRechnung im Sinne des Gesetzes ist eine EN-16931 konforme Rechnung. Das sind zurzeit Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD.
- XRechnung hat keine bildhafte Darstellung!
- Empfangsmöglichkeit der Rechnung ohne Übergangsfrist ab dem 01.01.2025 verpflichtend.
- Für die Ausstellung gibt es Übergangsfristen. Unternehmen über 800.000 EUR Vorjahresumsatz bis 31.12.2026, Unternehmen unter 800.000 EUR Jahresumsatz bis 31.12.2027.
Das bedeutet also, das Unternehmen, die Rechnungen über 250 EUR erhalten, per Januar 2025 bereits die ersten eRechnungen erhalten können und dann digital verarbeiten und archivieren können müssen.
Das macht SAP:
Zwischenzeitlich haben wir auch Informationen seitens der SAP, welche Möglichkeiten im SAP Business One geschaffen sind, bzw. noch geschaffen werden.
Wie in unserem Februar-Artikel bereits geschrieben, ist es möglich, XRechnungen mit SAP B1 zu erstellen. Damit wäre man (nach Einrichtung) direkt in der Lage zukünftig seinen Kunden eine XRechnung über einen SAP-Wizard (Assistenten) zu erstellen.
Auf der Eingangsseite verhält es sich ähnlich. Die SAP bietet für den Import von XRechnungen einen Wizard (Assistenten) an, mit dem man die zu importierenden Dateien auswählt, hochlädt und dann über den Assistenten die einzelnen Positionen angezeigt bekommt. Die Vorbelegspositionen müssen/können dann zugeordnet werden. Die einzelnen Artikelpositionen werden bei Gleichheit von Artikelnummern, Artikeltext, Lieferantenartikelnummer oder Barcodenummer automatisch den eigenen Artikeln zugeordnet.
Abb.: Beispiel einer Rechnung mit unbekannten Artikelpositionen (SAP-Wizard)
Das setzt eine gute Pflege der Stammdaten im SAP voraus. Nicht erkannte Artikel sind manuell zuzuordnen. Im Anschluss lässt sich dann ein geparkter Beleg in SAP erstellen.
Damit ist die Rechnung schon mal ins SAP importiert und sichtbar gemacht. Da das XRechnungsformat eine reine XML-Datei ist und damit kein Bild bietet, ist das sehr wichtig.
Wenn die Rechnung nicht geprüft werden muss, bzw. nur durch die Person geprüft wird, die auch die Rechnung importiert hat, ist jetzt alles erledigt. Wer noch einen Prüfprozess benötigt – z. B. Prüfung durch Besteller, Abteilungsleiter, Chef – bevor die Rechnung verbucht wird, muss noch das Genehmigungsverfahren im SAP entsprechend konfigurieren (lassen). Eine geparkte Rechnung wäre dann in dem Fall Stück für Stück hinzuzufügen und damit startet dann der Genehmigungsprozess im SAP. Das setzt voraus, dass alle genehmigenden Personen ein SAP-Zugang (Lizenz) haben.
Voraussetzungen dafür sind seitens SAP Business One die Version 10.0 mit FP2405 und der entsprechen Konfiguration/Einrichtung für XRechnung-Import/Export.
Ganz aktuell haben wir die Information bekommen, dass auch das ZUGFeRD-Format künftig für den Import (Eingangsseite) mit aufgenommen wird. Da dieser Punkt bei der SAP brandneu dazu gekommen ist und frühestens Ende Q1 2025 fertig sein wird, können wir dazu noch keine Details nennen. Es wird sich sehr wahrscheinlich an den Ablauf des XRechnung-Imports anlehnen.
ZUGFeRD-Dateien sind allerdings für Sie als Rechnungsempfänger wie normale PDF-Dateien. Denn dadurch, das ZUGFeRD eine PDF-Datei ist, haben die Empfänger ja immer noch die bildhafte Darstellung und können das Dokument direkt lesen. Die digitale Archivierung ist ohnehin Pflicht für elektronische Dokumente und wird hoffentlich schon von Ihnen gemacht.
Die Lösung mit Kendox DMS
Für alle, bei denen das oben dargestellte Verfahren mit den Wizards des SAP B1 nicht in Frage kommt (z. B. aufgrund des Belegvolumens oder der Notwendigkeit der Rechnungsprüfung – Workflow), bieten wir das Kendox DMS mit nachfolgend skizzierter Lösung an.
Abb.: Schematischer Ablauf eRechnung im DMS von Import bis Verbuchung in SAP
Was hier auf der Darstellung wie vier einzelne Teilbereiche aussieht, ist für den Anwender eine flüssige Lösung mit einer Web-Oberfläche, die entsprechend von SAP und Nicht-SAP-Anwendern genutzt werden kann. Am Ende steht die fertige Verbuchung in SAP Business One.
Etwas genauer:
Elektronische Rechnungen können sowohl per Mail als auch per Download von Portalen stammen. Die Lösung setzt dort an, wo die Rechnung bereits das Unternehmen betritt. Am Beispiel Rechnung sieht das so aus, das ein Capture-Service das betreffende Rechnungspostfach ausliest, identifiziert um welchen Typ von eRechnung es sich handelt, den Dateianhang der Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) interpretiert, um es im System verarbeiten zu können und dann ins DMS importiert – vollautomatisiert. Übrigens: bei XRechnungen wird zur Vereinfachung der Prüfung ein PDF-Dokument erstellt und den Benutzern angezeigt.
Beim Import ins DMS wird dort dann auch gleich der Rechnungsworkflow für den Freigabe- und Automatisierungsprozess gestartet. Diese Prozesse (in der Grafik nicht näher spezifiziert) werden dann je nach kundenindividueller Anforderung mit einem Prozessdesigner erstellt. In der Regel wird mindestens nach Rechnungen mit Vorbelegbezug (Bestellung, Wareneingang in SAP) und ohne Vorbelegbezug (wir nennen diese Kostenrechnungen) unterschieden. In der Regel wünschen Kunden, das bei Vorbelegbezug die Rechnung mit dem Vorbeleg verglichen wird und bei Übereinstimmung gleich vollautomatisiert gebucht wird (selbstverständlich unter Berücksichtigung der Belegkette). Nur bei Abweichungen (Toleranzgrenzen können definiert werden) wird eine Benutzeraufgabe notwendig.
Abb.: Beispiel einer Kostenrechnung in einem Prüfschritt (DMS-Eingangsrechnungsmanagement)
Bei Kostenrechnungen hingegen läuft jede Rechnung in einen Benutzer-Prüfprozess, der beliebig viele Stufen haben kann, wird kontiert und dann die Eingangsrechnung im SAP über unser Modul DMS4SAP Extended angelegt (gebucht).
Während des gesamten Ablaufs lässt sich jederzeit über die Ablaufverfolgung feststellen, in welchem Prüfschritt und bei welchem Benutzer der Beleg ist. Am Ende werden alle Schritte einschließlich Weiterleitungen, Vertretungen, Kommentare, Kontierungen in einem Protokoll (PDF) zusammengefasst und dem Rechnungsprozess angehängt.
Somit wird nicht nur eine hohe Automatisierung erreicht, sondern die Anwender (je nach Berechtigung) können zu jeder Zeit Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstand bekommen bzw. über Eskalationsmails bei Zeitüberschreitungen rechtzeitig dafür sorgen, dass die Rechnungen innerhalb der Skontotoleranz bearbeitet werden.
Wie geht es jetzt weiter?
Sprechen Sie Ihren kundenverantwortlichen Berater bei uns an und gehen Sie mit ihm die verschiedenen Optionen der durch. Gemeinsam werden Sie herausarbeiten, was für Sie als Kunde die wirtschaftlich beste SAP-E-Rechnung-Lösung sein wird. Ggf. ist auch ein schrittweises Vorgehen ein guter und praktikabler Weg.
Zögern Sie auch dann nicht, mit uns ins Gespräch zu gehen, wenn Sie bereits heute schon unser Eingangsrechnungsmanagement nutzen. Zusammen können wir über die notwendigen Anpassungen im Rahmen der elektronischen Rechnungsvorgaben Deutschlands sprechen.
Wir sind für Sie da! Telefonisch erreichen Sie uns unter 040 – 228 170 220 oder ganz bequem per E-Mail.