Aktuell erreichen uns viele Anfragen zum Thema Zeiterfassung. Kein Wunder! Denn gerade im Dienstleistungsbereich stellen wir immer wieder fest, dass die Prozesse oft auf Papier stattfinden und am Ende manuell in eine Rechnung übertragen werden. Das erhöht den Aufwand für die Erstellung einer Rechnung und mindert die Möglichkeit von Auswertungen zum Leistungsgrad.
Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen in einem Praxisbeispiel den Prozess im SAP Business One vorstellen. Wenn man nach unserem Motto “keep it simple” ein Auge auf das Thema Zeiterfassung wirft, dann ist es gar nicht so viel, was eingerichtet werden muss, damit der Prozess digital in Ihrem Unternehmen laufen kann.
Für den Prozess verwenden wir die Kombination aus SAP Business One, dem Addon coresuite time sowie unserer web-basierten Zeiterfassung CLEVER!Time. Jetzt fragen Sie sich vielleicht: „Wow, drei Komponenten! Können wir uns das überhaupt leisten?“ Diese wesentliche Frage beantworten wir Ihnen am Ende dieses Beitrags anhand einer übersichtlichen Grafik.
Bevor wir richtig in das Thema einsteigen, sei erwähnt, dass wir den Begriff Zeiterfassung in die Erfassung von Arbeitszeiten (Kommen und Gehen) sowie die Erfassung von Leistungen, die ggf. auch an Kunden berechnet werden sollen, aufteilen.
Zeiterfassung – was muss zu Beginn eingerichtet werden?
Damit man Zeiten, egal ob Leistungs- oder Arbeitszeit erfassen kann, müssen folgende Stammdaten im SAP Business One angelegt werden:
- Jeder Mitarbeiter und/oder auch externer Mitarbeiter wird als Ressource angelegt.
- Man legt ein oder mehrere Arbeitszeitmodelle an, je nachdem, ob es hier Unterschiede in der Belegschaft gibt.
- Man legt sogenannte Leistungsarten an, die den Katalog an Leistungen definieren. Diese können im Handwerk zum Beispiel “Monteurstunde” oder in der Beratung “Consulting” sein.
- Pro Leistungsart legt man in den SAP-Artikelstammdaten einen Artikel an und verknüpft diesen mit der Leistungsart. So ist gewährleistet, dass man eine Leistung auch zum richtigen Preis abrechnet.
- Man legt für die Arbeitszeiterfassung Abwesenheitstypen an: z. B. “Urlaub“, “Krankheit“ und “Feiertag“.
Das war es auch schon!
Erfassung einer Arbeitszeit
Sind alle Stammdaten im SAP Business One angelegt, kann man direkt starten, eine Arbeitszeit (Kommen und Gehen) zu erfassen. Uns wird immer die Frage gestellt, ob man vorhandene Zeiterfassungssysteme am Eingang der Büroräume an das SAP Business One anbinden kann. Klare Antwort: ja! Je nachdem, welche Lösung eingesetzt wird, kann die Software im einfachsten Fall eine Datei bereitstellen, die dann in SAP Business One importiert wird. In anderen Fällen können wir uns die Daten direkt aus der Datenbank der Zeiterfassung holen und ins SAP schreiben. Das muss man sich gemeinsam anschauen!
Mit dem coresuite time hat man im SAP die entsprechende Erfassungsmaske für Arbeitszeiten. Man wählt den Tag und die Ressource aus und kann dann mit wenigen Eingaben die Zeit erfassen.
Man kann das Spiel auch umdrehen und eine Standard-Soll-Zeit vorbelegen, die dann automatisch pro Mitarbeiter vom System gebucht wird. So müssen nur Abwesenheiten/Veränderungen gebucht werden. Das minimiert den Arbeitsaufwand nochmal deutlich.
Wenn man zum Beispiel pro Mitarbeiter für die Lohnabrechnung die Daten auf einen Blick sehen will, gibt es entsprechende Berichte und eine Übersicht der Stunden in einem Stundenkonto.
Wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit selbst im SAP Business One erfassen soll und keine bestehende Software am Büroeingang vorhanden ist, kann man dies entweder über zentrale Terminals abbilden, an denen die Maske der Zeiterfassung angezeigt wird oder man verwendet unsere Web-Lösung, das CLEVER!Time.
Erfassung einer Leistungszeit
Um eine Leistung zu erfassen, muss man zunächst für sich klären, worauf man Leistungen erfassen möchte. Typische Einsatzszenarien sind der Serviceabruf im SAP Business One, den man später an den Kunden berechnen möchte oder für die interne Kalkulation der Produktionsauftrag. Im Nachfolgenden werden beide Szenarien vorgestellt.
Serviceabruf
Im Bereich Serviceabruf bildet man den klassischen Dienstleistungsprozess ab. Das können geplante Arbeiten sein, die ein Kunde beauftragt, Wartungen oder akute Störungen, die ein Kunde meldet. Für jeden Vorgang erstellt man einen Serviceabruf im SAP Business One, um dort alle Informationen und Leistungen zu sammeln.
Über die Registerkarte “Leistung“ im Serviceabruf kann man eine neue Leistung erfassen. Es öffnet sich derselbe Dialog, den wir schon von der eben erfassten Arbeitszeit kennen. Hier steht schon direkt der Serviceabruf mit dem Kunden in der Vorauswahl, sodass man nur noch den Tag, die Ressource und die Zeit eingeben muss.
Wenn man die Erfassung der Dienstleistungen für diesen Serviceabruf beendet hat, kann man ganz einfach aus diesem über die rechte Maustaste die Rechnung erstellen.
Von der Rechnungserstellung gelangt man direkt in die jetzt erstellte Ausgangsrechnung. Betrachtet man den Verknüpfungsplan der Rechnung, dann sieht man, dass diese sogar automatisch vom SAP mit dem Serviceabruf verknüpft wurde.
Die Ausgangsrechnung kann man nun wie gewohnt per Mail aus SAP Business One verschicken.
Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter aus dem Office oder von unterwegs die Leistungen selbst erfassen, dann kommt erneut unser CLEVER!Time zum Einsatz. Sie können die Web-Lösung vom Notebook aus aufrufen oder auf einem Mobilgerät.
Produktionsauftrag
Im Produktionsauftrag geht es bei der Erfassung von Leistungen in der Regel darum zu wissen, wie viel interner Aufwand durch die Mitarbeiter in der Produktion pro Auftrag entstanden ist. Wichtige Informationen lassen sich daraus ableiten, um ggf. neben den Materialkosten und steigenden Lohnkosten die Produktpreise anzupassen.
Hier ist das Vorgehen das Gleiche wie im Serviceabruf. Man öffnet den Produktionsauftrag und erfasst für diesen in der bekannten Maske der Zeiterfassung eine neue Leistung. Mit welcher Aufgabe (Leistungsart) und mit welchem Preis, bestimmen Sie für sich in den Stammdaten.
In einer abschließenden Leistungsübersicht pro Produktionsauftrag können Sie sich anzeigen lassen, wer wann was auf diesen Auftrag geleistet hat.
Aus eigener Erfahrung sowie aus etlichen Rückmeldungen unserer Kunden, wissen wir, dass sich die Investition in die Digitalisierung der Zeiterfassung lohnt. Wir kennen keinen, der wieder zurück zu einer manuellen Erfassung der Zeiten und Leistungen möchte.
Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns gerne sofort unter 040 – 228 170 220 oder bequem per E-Mail. Bringen Sie Ihre Zeiterfassung jetzt auf das nächste Level!