Seit neuestem kann man im SAP Standard USt-ID-Nummern von Geschäftspartnern mit dem Federal Central Tax Office auf ihre Korrektheit überprüfen. Dies passiert über eine Online-Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern.
Aufgepasst! Durch diese Prüfung wird lediglich geprüft, ob die USt-ID generell valide ist, jedoch nicht, ob diese auch tatsächlich zu dem Unternehmen gehört.
Funktionsweise:
Zuerst muss diese Prüfung in den Allgemeinen Einstellung aktiviert werden. Administration → Systeminitialisierung → Allgemeine Einstellung und dort die Checkbox „USt.-Nummern für Geschäftspartner und Belege prüfen“ anklicken.
Dort kann auch definiert werden, ob und für welche Belege eine Warnung ausgegeben werden soll, falls die USt. Nummer invalide ist.
1. Warnung:
Ist bei einem Beleg wie z. B. Kundenauftrag „Warnung“ eingestellt, überprüft SAP vor dem Hinzufügen des Beleges die USt.-ID und wirft eine Warnung aus, falls diese nicht valide ist. Der Beleg kann dennoch hinzugefügt werden, indem Sie auf „Ja“ in der Systemmeldung klicken.
2. Block:
Ist bei einem Beleg wie z. B. Kundenauftrag „Block“ eingestellt, überprüft SAP vor dem Hinzufügen des Beleges die USt.-ID und wirft eine Meldung aus, dass die USt.-ID ungültig ist. Diese Meldung kann lediglich mit „OK“ bestätigt werden und der Beleg kann nicht erstellt werden.
Nun gibt es zwei Wege die USt.-ID zu prüfen. Es kann die USt.-ID eines einzelnen Geschäftspartners in den Geschäftspartner Stammdaten geprüft werden und es kann ein Teil aller Geschäftspartner oder alle auf einmal geprüft werden.
Hinweis!
Die Prüfung findet nicht auf Belegebene statt, sondern es wird lediglich die Information aus den GP-Stammdaten ausgelesen.
Vorgehensweise bei einzelnen Geschäftspartnern:
Um die USt.-ID eines einzelnen Geschäftspartners zu überprüfen muss in die GP Stammdaten des jeweiligen Geschäftspartners navigiert werden (Geschäftspartner → Geschäftspartner Stammdaten).
Von dort aus klicken Sie in das Feld „Sie können auch“ und wählen Sie „USt.-Nummern überprüfen“ und dann auf Aktualisieren.
Nachdem Sie dies getan haben, klicken Sie auf die drei Punkte neben der UID-Nummer. Dort wird Ihnen gezeigt, was die Überprüfung ergeben hat, und zwar im Reiter „Reaktionsbeschreibung“. In diesem Fall ist die angegebene USt.-Nummer valide.
Vorgehensweise bei mehreren oder allen Geschäftspartnern:
Um die USt.-ID von allen Geschäftspartnern zu überprüfen, navigieren Sie in das Fenster „USt.-Nummern überprüfen“ (Geschäftspartner → USt-Nummern überprüfen).
Sofern sie dort keine Änderungen vornehmen und auf „Überprüfen“ klicken wird eine Prüfung aller Geschäftspartner durchgeführt.
Vorsicht! Bei vielen Geschäftspartnern kann dies auch mal etwas dauern.
Wollen Sie jedoch nur einen bestimmten Teil der Geschäftspartner prüfen, können Sie in diesem Feld auch bestimmte Gruppen oder Eigenschaften auswählen, nach denen geprüft werden soll.
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