Ganz grundsätzlich verlangt das Finanzamt eine ordnungsgemäße Buchhaltung/Buchführung. Und dazu gehört natürlich auch die Kasse.
Beim Bundesministerium für Finanzen kann das Dokument heruntergeladen werden:
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Unten am Beitrag angehängt finden Sie die PDF-Datei (Bundesministerium-Finanzen-GoBD).
Zusammenfassung der Kassen-Gesetze
Die Anforderungen an die elektronische Kasse wurden in den vergangenen Monaten und Jahren immer strenger. Zum 01.01.2017 müssen nach Auffassung der Finanzverwaltung alle elektronischen Kassen die Journaldaten speichern. Entweder wird die alte Kasse um- bzw. aufgerüstet oder es muss eine neue Kasse verwendet werden. Dieser Teilbereich ist weithingehend beschrieben worden und die Unternehmer wissen Bescheid.
Voraussichtlich ab dem 01.01.2020 ist eine nach den Vorgaben des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung in den Kassen vorgesehen. Neben der damit zu erwartenden Manipulationssicherheit wird auch eine Schnittstelle für das Auslesen der Daten durch die Finanzverwaltung installiert. Dieser Themenbereich wurde beispielsweise in Österreich oder Frankreich schon umgesetzt. Sollte es zeitnah auch in Deutschland so weit sein, orientieren Sie sich als Unternehmer doch einfach an einem großen Softwarehersteller, der auf jeden Fall die finanziellen Rücklagen und Ressourcen für eine möglicherweise kostenintensive Zertifizierung hat.
Ebenfalls soll es ab dem 01.01.2018 dann eine Kassen-Nachschau geben. Also Finanzbeamte können unangemeldet während der Geschäftszeiten auftauchen und die Kassendaten auslesen, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu prüfen. Dieser Teilbereich ist dem Großteil der Unternehmer unbekannt.
Kassen-Nachschau
Viele Punkte der gesetzlichen Vorgaben sind in der Wirtschaft bekannt und werden beispielsweise mit einer rechtssicheren Kassensoftware umgesetzt. Die von uns eingesetzte Kassensoftware SAP Customer Checkout bietet die softwaretechnische Grundlage, um den Anforderungen im Tagesgeschäft nachzukommen.
Noch etwas unbekannt ist das Thema „Kassen-Nachschau“ und dazugehörige Erfahrungswerte. Bei der zum 1.1.2018 neu eingeführten Kassen-Nachschau nach § 146b Abgabenordnung kann ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt vor der Tür stehen.
Seine Vorgabe/Ziel: Das Verlangen der Herausgabe des Kassenbuchs und den Zugriff auf die Kasse, um so gegen Kassenmanipulationen vorzugehen. Grund des unangekündigten Besuchs ist es dem Unternehmer die Möglichkeit zu nehmen, seine Kassendaten für den Prüfer des Finanzamts zu „schönen“.
Hauptaugenmerk der Kassen-Nachschau
Mit einer Kassen-Nachschau müssen vor allem in Deutschland steuerlich erfasste Betriebe in bargeldintensiven Branchen rechnen, bei denen Kassen zum Einsatz kommen. Dazu zählen beispielsweise Bäckereien, Restaurants, Apotheken, Friseure, Diskotheken oder Metzgereien. Wichtig: Es spielt hierbei keine Rolle, ob im Betrieb eine elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder eine offene Ladenkasse verwendet wird.
Als Hauptaugenmerk verfolgt die Kassen-Nachschau zwei Ziele:
Verhinderung von nachträglichen Manipulationen
Verhinderung von nachträglichen Manipulationen: Denn soll eine Betriebsprüfung bei einem Unternehmer starten, kommt es häufig vor, dass kurz vor Prüfungsbeginn die Kassenbuchführung „frisiert“ wird. Die vorherige, unangekündigte Kassen-Nachschau soll zukünftig diese Manipulationen verhindern.
Vorprüfung, ob sich eine Betriebsprüfung lohnt
Vorprüfung, ob sich eine Betriebsprüfung lohnt: Wirft der Finanzamts-Computer im Rahmen des Risikomanagements per Zufallsprinzip einen Steuerfall zur Betriebsprüfung aus, kann die Kassen-Nachschau vor Ort Aufschlüsse darüber geben, ob sich tatsächlich eine Betriebsprüfung lohnt. Endet die Kassen-Nachschau ohne besondere Feststellungen, könnte von einer Betriebsprüfung Abstand genommen werden.